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电子邮件礼仪

字号+ 作者:OfficeHelper 来源:www.officehelper.cn 2017-08-18 我要评论

记得《杜拉拉升职记》里的海伦吗?一个不小心把与男友的亲密照发送给了全体员工(everyone@DB.com)。看到You message has been sent to ALL BD. 的画面,海伦无奈的低下了头,最后不得不离开DB

记得《杜拉拉升职记》里的海伦吗?一个不小心把与男友的亲密照发送给了全体员工(everyone@DB.com)。看到You message has been sent to ALL BD. 的画面,海伦无奈的低下了头,最后不得不离开DB 。


职场无小事,发件需谨慎。
下面我们就一起来看看如果更好的使用电子邮件这个工具。

首先,我们做一个小调查

  • 您使用过电子邮件吗?
  • 您用的电子邮件的域名是什么?
  • 您使用过电子邮件的签名吗?
  • 您发邮件时填写主题吗?

邮件的构成

  • 完整的邮件由发件人、收件人、主题、正文、签名、附件等部分组成。


关于收件人、抄送

  • 收件人是要受理这封邮件,理应对邮件予以回应。收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以。
  • 抄送的人则只是需要知道这回事,抄送的人没有义务对邮件予以回应,当然如果抄送的人有建议,当然可以回E-mail。
  • 密抄,即收信人是不知道你发给了密抄的人了的。这个可能用在非常规场合。
  • 只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人的资源。不滥转、发邮件!

关于主题

  • 主题是一封邮件中最精华的部分,一定不要空白标题,这是最失礼的
  • 标题要简洁,要真实反映邮件的重要性
  • 一封信一个主题,不可大杂烩
  • 不要随便用紧急标示
  • 标题千万不要出现错别字

关于正文

  • Email正文要简明扼要,行文通畅,要用论述的语气;
  • Email正文多用一、1、 A、之类的列表;
  • 一次邮件交待完整信息;
  • 尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查这是对别人的尊重,也是自己态度的体现;
  • 合理提示重要信息;
  • 合理利用图片,表格等形式来辅助阐述;

关于签名

  • 电邮消息末尾加上签名档。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过4行。
  • 不要只用一个签名档,对内、对外、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化
  • 签名字体规格文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

关于附件

  • 如果邮件带有附件,请在正文里面提示收件人查看附件;
  • 附件文件应按有意义的名字命名,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理;
  • 正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时;
  • 附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件;
  • 特殊格式文件,应注明打开方式,以免影响使用;
  • 如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送。

关于回复
 
1、及时回复Email
收到他人的重要电子邮件后,即刻回复对方一下,往往还是必不可少的,这是对他人的尊重,理想的回复时间是2小时内,特别是对一些紧急重要的邮件。
对每一份邮件都立即处理是很占用时间的,对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理,但一般不要超过24小时。
如果事情复杂,你无法及时确切回复,那至少应该及时的回复说”收到了,我们正在处理,一旦有结果就会及时回复,云云”。不要让对方苦苦等待,记住:及时作出响应,哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假,应该设定自动回复功能,提示发件人,以免影响工作。
2、进行针对性回复
当回件答复问题的时候,最好把相关的问题抄到回件中,然后附上答案。不要用简单的,那样太生硬了,应该进行必要的阐述,让对方一次性理解,避免再反复交流,浪费资源。
3、回复不得少于10个字
对方给你发来一大段邮件,你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼,这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字,显示出你的尊重。
4、不要就同一问题多次回复讨论,不要盖高楼
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次,这只能说明交流不畅,说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问题,多个收件人频繁回复,发表看法,把邮件越RE越高,这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结,删减瘦身,突出有用信息。
5、区分回复和全部回复
如果只需要单独一个人知道的事,单独回复给他一个人就行了
如果你对发件人提出的要求作出结论响应,应该全部回复,让大家都知道;不要让对方帮你完成这件事情 。
如果你对发件人的提出的问题不清楚,或有不同的意见,应该与发件人单独沟通,不要当着所有人的面,不停的RE来RE去,与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
点击“回复全部”前,要三思而行!
6、主动控制邮件的来往
为避免无谓的回复,浪费资源,可在文中指定部分收件人给出回复,或在文末添上以下语句:“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考,无需回复”。


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